[Эксперт]

В данном случае, Вы проводите маркетинговое мероприятие, не являющееся рекламой.

В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 13.03.2006 г. N 38-ФЗ «О рекламе» под рекламой понимается информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке.
Из Вашего вопроса следует, что Вы проводите мероприятие для определенного круга лиц. Вам известен каждый участник мероприятия.

Следовательно, это не реклама и не рекламные расходы.
Здесь можно говорить о предусмотренных подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ других расходах, связанных с производством и (или) реализацией.

Обычно, в этих целях приказом утверждают проведение маркетингового мероприятия, смету на проведение и назначают ответственных лиц.
На основании отчета этих лиц и расходных документов признают расходы на проведение маркетингового мероприятия.

Однако, физические лица, которых Вы привлекаете к участию в мероприятии, не являются Вашими действующими или потенциальными партнерами в предпринимательской деятельности.
То есть, они потребляют услуги, которые Вы за них оплачиваете (трансфер) в личных целях.

Следовательно, Ваши расходы проблематично охарактеризовать как расходы, прямо направленные на получение дохода. Что в соответствии со статьей 252 НК РФ препятствует их признанию в налоговом учете.
В соответствии со статьей 211 НК РФ оплата перелета за физических лиц является доходом этих физических лиц, полученным в натуральной форме.

Так как Вы не являетесь источником выплат для этих физических лиц, то у Вас нет возможности удержать и перечислить в бюджет сумму НДФЛ по этому доходу физических лиц.
У Вас, в силу статьи 226 НК РФ, остается только обязанность подать сведения о доходе физических лиц в свой налоговый орган.
Так как Вы оплачиваете за них перелет, то сведения о паспортных данных у Вас есть. Препятствий для представления сведений в налоговый орган нет.

В бухгалтерском учете авансовые отчеты составляются только по расходам, осуществленным через подотчетных лиц.
Если Вы будете производить оплату перелета наличными денежными средствами, то признание в бухгалтерском учете этих расходов осуществляется на основании авансового отчета.

Кольцов Ю.В.
«ЮВК-Аудит»