Директор совершает на своем личном автомобиле Мерседесе разъезды по производственным причинам — на действующие объекты, на предпроектные объекты (договор не заключен), закупка материалов и т.п. по рабочим дням. При этом совершает расходы на ГСМ, ТО, ремонт автомобиля.
Можно ли организации заключить с гендиректором, как с физическим лицом наемным работником, договор аренды автомобиля и списывать в соответствии с условиями договора в затраты по авансовым отчетам расход на ГСМ, ТО и т.п.? Как в договоре с директором — физлицом отражается цена аренды? Это постоянная величина или она может быть не фиксированной, а меняться в зависимости от расходов ГСМ ежемесячно?
При этом при выплате ежемесячной «компенсации» (ГСМ + стоимость аренды авто) удерживается НДФЛ 13%? Верно? Страховые взносы не должны начисляться, т.к. выплаты по аренде автомобиля не являются объектом обложения страховыми взносами.
Организация вправе заключить договор аренды автомобиля с любым лицом. В том числе и с лицом, которое исполняет обязанности генерального директора.
С учетом того, что такая сделка будет являться сделкой между взаимозависимыми лицами, следует ориентироваться на рыночные цены аренды подобных автомобилей в Вашем регионе.
Например, на почасовые ставки аренды и т.п.
Для признания в расходах организации затрат на ГСМ, а также на техническое обслуживание и ремонт автомобиля необходимо подтвердить документально использование автомобиля для производственных или управленческих нужд.
Для этих целей используется путевой лист легкового автомобиля.
Для этого можно использовать форму путевого листа легкового автомобиля (форма N 3), утвержденную постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, или разработать собственную форму путевого листа, с учетом требований Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
В соответствии с указанным Приказом Минтранса обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
То есть, эти правила распространяются не только на собственников автотранспорта, но и на арендаторов, эксплуатирующих автотранспорт.
Типовая форма путевого листа легкового автомобиля (форма N 3) содержит такие существенные разделы, как указание на пробег автомобиля, и на количество израсходованного топлива.
Именно эта информация о количестве фактически израсходованного топлива в сочетании с чеками с АЗС о количестве приобретенного топлива является основанием для признания в расходах организации стоимости фактически израсходованного топлива (а не фактически приобретенного).
Другим существенным разделом путевого листа является информация о маршруте передвижения автомобиля, из которого можно установить, что автомобиль использовался для передвижения по адресам, связанным с деятельностью организации.
Необходимость оформления путевого листа для подтверждения служебного использования автомобиля и для признания в расходах затрат на приобретение ГСМ неоднократно подтверждалась налоговыми и судебными органами на протяжении многих лет (например, Письмо Федеральной налоговой службы от 16.07.2010 N ШС-37-3/6848, Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 30.08.2013 N ВАС-11880/13 «Об отказе в передаче дела в Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации»).
Эта позиция налоговиков остается неизменной
При отсутствии документального подтверждения использования автомобиля в служебных целях стоимость приобретенного организацией топлива и стоимость затрат на ремонт и содержание автомобиля могут быть квалифицированы как доход физического лица (арендодателя), полученный в натуральной форме, что влечет обложение этого дохода налогом на доходы физических лиц (НДФЛ).
При выплате физическому лицу дохода в виде арендной платы организация обязана исполнить функции налогового агента, удержать НДФЛ, подать сведения в налоговый орган.
В соответствии с пунктом 4 статьи 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества.
Поэтому, страховые взносы на арендную плату не начисляются.
Автор: Кольцов Ю.В. «ЮВК-Аудит»
Источник: https://www.referent.ru/46/250433
