Минфин сделал бухгалтерам неожиданный подарок – разрешил принимать к учету скан-образы первичных документов.
Чиновники больше не считают это нарушением правил бухгалтерского учета. Но есть одна важная оговорка.
Можете учесть расходы по сканам первичных документов, пока нет возможности заполучить оригиналы. Минфин не считает это нарушением правил бухгалтерского учета (письма от 22.04.2020 № 03-01-10/32570, от 13.05.2020 № 03-03-07/38785).
О том, по каким формам составлять первичные документы, какие обязательные реквизиты должны быть в них, рассказали эксперты Системы Главбух.
Из-за пандемии COVID-19 региональные власти ввели ограничения на перемещение граждан. Многие компании и предприниматели перешли на удаленный режим работы. В таких обстоятельствах бухгалтеры не могут оперативно получать от контрагентов бумажную первичку.
Раньше чиновники поясняли, что кроме бумажных оригиналов затраты подтверждают электронные документы с цифровой подписью (письмо Минфина от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882). Но ведь есть организации, которые не подключены к электронному документообороту. В новых условиях чиновники пришли к выводу, что закон не запрещает признавать расходы по скан-образам первичных документов.
По мнению Минфина, использовать сканы для целей бухучета можно в исключительных случаях. Как определять «исключительность», чиновники не уточнили. Можно предположить, что речь идет о разных ситуациях, когда у компании и контрагента не получается обменяться подлинниками документов.
Например, при пандемии коронавируса и введенных из-за нее ограничениях. При этом юристы советуют запастись доказательствами для проверяющих, что оформить оригиналы по всем правилам и в срок в вашем случае было невозможно.
Прежде чем отражать сведения на основе скан-копий, оформите приказ за подписью руководителя. Укажите, что принимаете для учета скан-образы первичных документов. Внесите дополнения в учетную политику компании. Договоритесь с контрагентом о передаче оригиналов при первой возможности.
Например, когда власти отменят ограничения из-за эпидемии. Ведь расходы по-прежнему подтверждает первичка на бумажном носителе или электронная с цифровой подписью. Не забывайте, что отсутствие первичных документов считается грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету и правил учета доходов и расходов. За это налоговики штрафуют на сумму до 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП, ст. 120 НК).
Источник: письма Минфина от 22.04.2020 № 03-01-10/32570, от 13.05.2020 № 03-03-07/38785
Подробнее: https://www.glavbukh.ru/news/32183-minfin-razreshil-skany-pervichki-dlya-buhucheta/
