Трудовые договоры и другие кадровые документы можно составлять в электронном виде. Чтобы их подписать, надо завести электронную подпись.
Чтобы подписывать электронные кадровые документы, работодатель и сотрудник используют электронную подпись. Это цифровой аналог собственноручной подписи, которая бывает двух видов – простая или усиленная
Какую подпись должен использовать работодатель.
Чтобы подписывать кадровые документы, работодатель использует усиленную электронную подпись. Конкретный вид подписи зависит от того, какую платформу использует организация и какой кадровый документ должен подписать работодатель.
Первый вариант – используете портал «Работа в России». В этом случае работодатель вправе подписывать все кадровые документы усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.
Второй вариант – используете свою или покупную программу. В этом случае базовые документы подписывайте усиленной квалифицированной электронной подписью. Базовые документы – это трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, договоры об образовании и допсоглашения к нему, а также приказы о дисциплинарных взысканиях, уведомления об изменении условий трудового договора.
Все остальные кадровые документы работодатель может подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью либо усиленной неквалифицированной электронной подписью. Во втором случае подпись можно использовать, если ее выдали с помощью инфраструктуры электронного правительства или порядок проверки подписи определили в соглашении между работником и работодателем.
Какую подпись должен использовать работник.
Чтобы подписывать кадровые документы, работник использует простую или усиленную электронную подпись. Конкретный вид подписи зависит от того, какую платформу использует организация и какой кадровый документ должен подписать сотрудник.
Второй вариант – используете портал «Работа в России». В этом случае сотрудник вправе подписывать все кадровые документы усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью, а также простой электронной подписью.
Подписывать документы неквалифицированной электронной подписью работник может, если ее выдали через инфраструктуру электронного правительства. Простую подпись можно использовать, если работник получит электронный ключ лично.
Второй вариант – используете свою или покупную программу. В этом случае базовые документы сотрудник подписывает усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью. Все остальные кадровые документы работник может подписать простой подписью, а также усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью.
Усиленную неквалифицированную подпись можно использовать, если ее выдали с через инфраструктуру электронного правительства или порядок проверки подписи определили в соглашении между работником и работодателем.
Простую электронную подпись можно использовать в случае, если в дополнительном соглашении установили правила, как определить лицо, которое подписывает документ, а также требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.
Источник: https://www.glavbukh.ru/news/37947-kakuyu-elektronnuyu-podpis-razreshili-kompaniyam-i-sotrudnikam-dlya-elektronnyh-trudovyh
